Geçişi ne zaman başlatmalı
Yeni ajansı seçtikten sonra eski ajansa fesih bildirmek doğal sıralamadır ama bildirim süresinin tamamını devir için kullanmak gerekir. Bildirim gününde eski ajans hâlâ hizmet yükümlülüğü altındadır; devir talepleri bu süre içinde yapılır, sonrasında iyi niyete kalır.
Kampanya dönemi ortasında geçiş yapmayın. Reklam yapısı iki ajans arasında el değiştirirken büyük bir indirim haftası başlıyorsa, o hafta hem bütçe hem sıralama kaybedilir. Takvimde en sakin dört haftayı seçin.
Erişimler: kapat, aç, doğrula
Erişim devri üç adımdır ve sırası önemlidir: önce yeni ajansın alt kullanıcısı açılır, sonra devir tamamlanır, en son eski ajansın erişimi kapatılır. Eski erişim önce kapatılırsa devir sırasında soru soracak kimse kalmaz.
- Satıcı paneli alt kullanıcıları: eski ajansa ait tüm hesaplar listelenir, devir sonunda silinir.
- Reklam paneli yetkileri: kampanya düzenleme yetkisi yeni ajansa, salt okuma eski ajansa (devir süresince).
- Entegratör ve üçüncü taraf araçlar: ajansın kendi aracı mağazaya bağlıysa bağlantı kesilir, veri dışa aktarımı önce alınır.
- Ortak e-posta ve mesajlaşma kanalları: mağaza adına açılmış her hesabın şifresi yenilenir.
Devir teslim listesi
| Başlık | Teslim alınacak kalem | Biçim |
|---|---|---|
| Reklam | Kampanya yapısı, kelime listeleri, negatif kelimeler, teklif geçmişi | Dışa aktarım (tablo) |
| Reklam | Durdurulmuş kampanyalar ve durdurma gerekçeleri | Not listesi |
| Kampanya | Katıldığı platform kampanyaları, katılım fiyatı, sonuç | Tarihli tablo |
| Kampanya | Reddedilen ya da çıkılan kampanyalar ve nedeni | Not listesi |
| İçerik | Görsel, video, infografik kaynak dosyaları | Katmanlı / ham dosya |
| İçerik | Başlık ve açıklama şablonları, denenen versiyonlar ve sonuçları | Tablo |
| Ölçüm | Son on iki ayın raporları ve rapor kaynağı ham veri | Dosya |
| Ölçüm | Takip edilen anahtar kelime listesi ve sıralama geçmişi | Tablo |
| Operasyon | Yorum ve soru cevap şablonları | Metin |
| Operasyon | Açık sorunlar: itiraz süreci, bekleyen talep, yarım kalan iş | Liste |
| Belge | Sözleşme, ek protokoller, fatura ve ödeme dökümü | Dosya |
| Belge | Erişim kapatma teyidi ve veri imha beyanı | İmzalı yazı |
Liste uzun görünür; çoğu kalem eski ajansın zaten elinde olan dosyalardır ve toplanması bir gün sürer. Toplanmaması ise yeni ajansın iki ayına mal olur.
En çok kaybedilen üç kalem
Durdurma gerekçeleri. Panelde durdurulmuş kampanya görünür, neden durdurulduğu görünmez. Yeni ajans o kampanyayı yeniden açar, aynı zararı yeniden yaşar. Gerekçe listesi bir sayfadır ve en değerli devir belgesidir.
Görsel kaynak dosyaları. Panelde sıkıştırılmış nihai görsel vardır; katmanlı dosya ajansın bilgisayarındadır. Yeni bir kampanya görseli üretmek için sıfırdan çekim gerekmemesi, kaynak dosyanın teslim alınmasına bağlıdır.
Denenen ve başarısız olan şeyler. Başarılı iş raporda yer alır; başarısız deneme raporlanmaz. Oysa yeni ajansın zaman kaybetmeyeceği tek liste, neyin işe yaramadığıdır.
Yeni ajansa ne verilir, ne verilmez
Devraldığınız her şeyi yeni ajansa aynen aktarmak cazip gelir. İki istisna var. Eski ajansın ücret ve sözleşme şartları yeni ajansı ilgilendirmez; pazarlık pozisyonunuzu zayıflatır. Eski ajansın kişisel çalışma notları, içinde üçüncü müşterilere ait bilgi barındırıyorsa aktarılmaz.
Devir süresince reklam bütçesini korumak yerine hafif düşürün ve yeni ajansın ilk iki haftasını salt okuma modunda geçirmesini isteyin. Yapıyı anlamadan teklif değiştiren yeni ajans, eski ajansın hatalarını değil kendi hatalarını üretir.
Devir kapanış tutanağı
Devir bittiğinde iki tarafın imzaladığı tek sayfa: teslim alınan kalemler, eksik kalanlar, erişimlerin kapatıldığı tarih ve eski ajansın elinde mağazaya ait veri kalmadığına dair beyan. Tutanak bir hukuki güvence olduğu kadar bir kontrol listesidir; imza atılırken eksik kalem bir kez daha görünür.