Kısa cevap: ETGB'yi siz düzenleyemezsiniz
ETGB (Elektronik Ticaret Gümrük Beyannamesi), havayolu ve karayolu ile posta veya hızlı kargo taşımacılığı yoluyla gelen ve giden eşyanın gümrük işlemlerinde kullanılan, tüm işlemlerin elektronik ortamda yürütüldüğü ve kâğıt çıktı aranmayan bir uygulamadır.
Kritik nokta şu: bu beyanı alıcılar ve göndericiler adına yetkilendirilmiş hızlı kargo operatörleri yapar. Yani ETGB'yi ne siz, ne mali müşaviriniz, ne de pazaryeri düzenler. Sizin göreviniz operatörü yetkilendirmektir.
Dayanak, 4458 sayılı Gümrük Kanunu'nun dolaylı temsile ilişkin hükümleri ve buna bağlı ikincil mevzuattır. Operatör, sizin adınıza ancak dolaylı temsil yetkisi verildiğinde beyanda bulunabilir.
Dolaylı temsil: taşıyıcı seçimi bir gümrük kararıdır
Çoğu satıcı kargo firmasını fiyat üzerinden seçer. Mikro ihracatta bu yaklaşım yanlıştır, çünkü seçtiğiniz taşıyıcı aynı zamanda gümrük beyanınızı yapan taraftır.
ETGB kesmeyen bir taşıyıcıyla yapılan ticari gönderi ihracat sayılmaz. İhracat sayılmayan bir işlem KDV istisnasından yararlanamaz, dolayısıyla iade de doğurmaz. Üstelik ticari nitelikteki eşyanın uygun rejim dışında gönderilmesi gümrük açısından risk yaratır.
Dolaylı temsil yetkisi her operatör için ayrı verilir. Birden fazla taşıyıcıyla çalışıyorsanız, her biri için ayrı yetkilendirme sürecini işletmeniz gerekir. Tek bir operatöre verdiğiniz yetki diğerini kapsamaz.
Pratik kural: yeni bir taşıyıcıyla çalışmaya başlamadan önce iki soruyu yazılı sorun — "Yetkilendirilmiş hızlı kargo operatörü müsünüz?" ve "Adımıza ETGB tescil ediyor musunuz?"
KDV iadesi mekanizması nasıl işler?
3065 sayılı KDV Kanunu'nun 11 ve 12'nci maddeleri uyarınca ihracat teslimleri KDV'den istisnadır. 32'nci madde uyarınca ise istisnaya konu işlemlerle ilgili yüklenilen KDV önce indirim konusu yapılır; indirimle giderilemeyen kısım iade edilir.
Bunun satıcı açısından anlamı şudur: yurt içi satışta ürüne yüklediğiniz KDV bir maliyet kalemiyken, ihracatta iade veya mahsup yoluyla geri alınabilir bir kalemdir. Aynı ürünün yurt dışı fiyatı, doğru kurgulanmış bir iade süreciyle yurt içine göre yapısal bir marj avantajı taşır.
Mikro ihracatta ETGB, normal gümrük beyannamesinin yerine geçen belgedir. Gümrük müdürlüğünce elektronik olarak onaylanıp vergi idaresi sistemine aktarılması yeterlidir; ıslak imzalı veya mühürlü ETGB ibrazı aranmaz.
Gümrükler Genel Müdürlüğü'nün 2020/25 sayılı Genelgesi kapsamında iade talebini hem imalatçı hem ihracatçı yapabilir. Üretimi başkasına yaptırıp ihracatı kendiniz gerçekleştiriyorsanız bu ayrımı baştan netleştirin.
İade dosyasında zincirin tutması gerekir
İade reddi çoğunlukla "eksik belge" değil, "tutarsız belge" yüzünden gelir. İdare, üç ayrı kaydın birbirini doğrulamasını bekler: beyan, fatura ve ödeme.
- Dolaylı temsil yetki belgesi — operatörü adınıza beyanda bulunmaya yetkilendirdiğinizi gösterir
- İhracat bilgi formu ve ETGB kayıtları
- GTİP bilgisi içeren e-arşiv/e-fatura, ihracat istisnası kodu seçilmiş olarak
- İngilizce ticari fatura — alıcı, tutar ve ürün tanımı e-faturayla birebir uyumlu
- Tahsilata ilişkin banka kayıtları ve İhracat Bedeli Kabul Belgesi (İBKB)
GTİP ve menşe: iadenin görünmeyen ön koşulu
Ürün kartı yurt dışı satışta yalnızca pazarlama verisi değildir; aynı zamanda gümrük verisidir. GTİP, varış ülkesindeki gümrük vergisi oranını ve uygulanacak ticaret politikası önlemlerini belirler.
Menşe ise eşyanın ekonomik milliyetidir. Hem vergi hesabını hem de varsa tercihli tarife hakkını belirler. Menşe bilgisi eksikse ürün ihracata hiç açılmaz; bu, "ürünü listeledim ama ihracata düşmüyor" şikâyetlerinin en sık nedenlerinden biridir.
Yanlış GTİP üç ayrı yerden vurur: varış ülkesinde yanlış vergi tahakkuku, gümrükte bekleme ve iade dosyasında tutarsızlık. Kodu tahminle değil, ürünün gerçek bileşimi ve kullanım amacı üzerinden belirleyin; tereddütte bağlayıcı tarife bilgisi başvurusu bir seçenektir.
Menşe bilgisinin e-faturada da yer alması gerekir. Kâğıt/matbu fatura mikro ihracat akışında kabul edilmez.
Çok kanallı çalışıyorsanız ne değişir?
Farklı pazaryerleri ve kendi siteniz üzerinden aynı ürünü satıyorsanız, her kanalın ürün kartındaki GTİP ve menşe bilgisinin aynı olması gerekir. Kanallar arası tutarsızlık, hem iade incelemesinde hem de gümrükte soru işareti yaratır.
Aynı şekilde her taşıyıcı için ayrı dolaylı temsil dosyası tutun. Hangi gönderinin hangi operatör tarafından hangi ETGB ile beyan edildiğini sipariş numarası bazında izleyebildiğiniz basit bir tablo, iade döneminde günler kazandırır.
Bu kaydı tutmayan satıcı, iade dosyasını hazırlarken geriye dönük olarak operatörden belge toplamak zorunda kalır ve süre baskısı altında hata yapar.
Kontrol listesi
Aşağıdaki maddelerin hepsine "evet" diyebiliyorsanız KDV iadesi tarafınız büyük ölçüde sağlamdır.
- Taşıyıcım yetkilendirilmiş hızlı kargo operatörü ve adıma ETGB tescil ediyor
- Her taşıyıcı için ayrı dolaylı temsil yetkim var ve güncel
- Kataloğumdaki tüm ihracat ürünlerinde GTİP ve menşe dolu
- Siparişler ihracat istisnası kodlu e-fatura ile faturalanıyor
- İngilizce ticari fatura e-fatura ile birebir uyumlu
- ETGB — fatura — tahsilat üçlüsünü sipariş bazında eşleştirebiliyorum
- İade talebini imalatçı mı ihracatçı mı olarak yapacağım netleştirildi
Özet
Mikro ihracatta kârlılık, satış fiyatından önce belge zincirinde belirlenir. ETGB'yi siz düzenleyemezsiniz ama düzenleyenin doğru taraf olmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.
Katalogdaki GTİP ve menşe alanları, faturadaki istisna kodu ve operatörle kurduğunuz dolaylı temsil ilişkisi — bu üçü tuttuğunda KDV iadesi rutin bir işleme dönüşür.
Mevcut ihracat dosyalarınızda bu zincirin nerede koptuğunu görmek isterseniz ücretsiz analiz talep edebilirsiniz.