Faturasız satışın puan karşılığı
Yayım tarihi itibarıyla faturasız satış ilk tespitte düşük bir ihlal puanı yazar; tekrarında puan katlanarak artar. Puanların tek havuzda biriktiğini, belirli eşiklerde askıya ve en üst eşikte hesabın kapanmasına uzandığını hatırlayın: fatura ihmalinin asıl bedeli tek olayın puanı değil, birikimidir. Güncel puan tablosunu panelden doğrulayın.
Ölçek etkisini küçümsemeyin: ayda 1.200 sipariş gönderen bir mağazada entegrasyon hatası yüzünden siparişlerin yüzde 2'sinin faturasız çıkması, tek ayda 24 riskli gönderi demektir. Sistematik hata, sistematik puan üretir.
Göndermek yetmez, kanıtlamak gerekir
İhtilaf anında soru "fatura kestiniz mi" değil, "gönderdiğinizi kanıtlayabiliyor musunuz" olur. Kanıtlayamazsanız ürün faturasız satılmış kabul edilebilir ve bu, iade tartışmalarında aleyhinize bir karine oluşturur: ispat yükü zaten büyük ölçüde satıcıdayken bir de faturasız görünmek pozisyonunuzu iyice zayıflatır.
Kanıt üçlüsü şudur: e-arşiv sisteminde kayıtlı fatura, faturada doğru sipariş numarası ve gönderimin izlenebildiği bir iletim kaydı. Üçü de elinizdeyse tartışma kısa sürer.
Geçersiz sayılan faturalar
Fatura kesmiş olmak her zaman yetmez; belge okunabilir ve doğru olmalıdır. Pratikte sorun çıkaran haller şunlar: bulanık ya da eksik görüntü, sipariş numarasının yazılmaması, tutarın satış bedeliyle uyuşmaması, alıcı bilgilerinin farklı olması, iade sonrası düzeltme faturasının kesilmemesi. Bunların her biri belgeyi işlevsiz bırakır.
Satın alma tarafını da aynı disipline dahil edin: orijinallik incelemelerinde tedarik faturalarınız istenebilir ve yanıt için tanınan süreler kısadır. Satış adedinizle satın alma belgeleriniz arasındaki tutarlılık, sizi bu incelemelerde ayakta tutar.
Yıllar sonra gelen talepler ve saklama süreleri
Garanti başvurusu, sigorta dosyası ya da kurumsal masraf beyanı için teslimden çok sonra fatura örneği istenebilir. O gün panele erişiminiz olmayabilir; arşivinizin kendi elinizde olması gerekir.
| Belge | Asgari saklama (yayım tarihi itibarıyla) |
|---|---|
| Fatura ve e-arşiv kayıtları | 5 yıl (vergi mevzuatı) |
| Ticari defter ve dayanak belgeler | 10 yıl (ticaret mevzuatı) |
| Panel sipariş ve iade raporları | Süre tanımlı değil — düzenli dışa aktarın |
Sürelerin işletmenize nasıl uygulanacağını muhasebecinize danışın; şirket türü ve defter düzeni saklama pratiğini değiştirebilir.
E-arşiv düzeni: beş kontrol
1. Faturalar entegrasyondan otomatik kesilsin; elle kesilen fatura unutulur. 2. Sipariş numarası alanını zorunlu tutun. 3. İade onaylandığında düzeltme kaydı otomatik tetiklensin. 4. Ayda bir rastgele 10 sipariş seçip faturasını açın; okunabilirlik ve tutar kontrolü iki dakika sürer. 5. E-arşiv veritabanınızı panelden bağımsız bir ortama yedekleyin.
Mağazayı bir gün kapatsanız bile fatura saklama yükümlülüğünüz sürer. Panel erişiminiz sona ermeden, sipariş-fatura eşleşmesini içeren tam bir arşiv çıkarın.
Belge disiplininin iki komşu alanı
Üründeki basılı fiyat etiketi
Mağaza rafından ya da depodan toplanan ürünün üzerinde basılı bir fiyat etiketi kalabilir. Etiketteki rakam platformda ödenen fiyatın altındaysa alıcı doğal olarak farkı sorar ve platform kuralları bu durumu teslimat başına parasal yaptırıma bağlar; yayım tarihi itibarıyla gönderi başına 85 TL düzeyinde bir tutar öngörülüyor, güncelini panelden doğrulayın.
Önlem bir paketleme adımı kadar basittir: fiziksel mağazadan beslenen her sevkiyatta etiket söküm kontrolünü listeye yazın. Ayda 400 gönderi çıkaran ve ürünlerinin dörtte birini dükkân rafından toplayan bir işletmede bu adımın atlanması, tek sezonda beş haneli bir kesinti kalemi üretebilir.
İndirim dönemleri ayrıca dikkat ister: platformda fiyat kırdığınız hafta depoda eski etiketli parti varsa, o partiyi ayrı rafa alın ve sevkiyata etiket kontrolünden geçmeden girmesin.
Platformun size kestiği faturalar
Belge trafiği tek yönlü değildir: siz alıcıya satış faturası keserken platform da komisyon, kargo, hizmet bedeli ve ceza kalemleri için size fatura düzenler. Bu belgeler gider kaydınızın ve KDV indiriminizin dayanağıdır; kayda girmeyen kesinti faturası hem kârınızı olduğundan yüksek gösterir hem indirim hakkını boşa düşürür.
Rakamla somutlayalım: aylık 300 bin TL ciroda komisyon, kargo ve hizmet kalemleri 70 bin TL tutuyorsa bunların KDV'si tek başına beş haneli bir indirim satırıdır. Ay kapanışında dökümle kayıtlar arasında yapılacak on dakikalık karşılaştırma bu satırın kaybolmasını önler; kayıt düzeninin ayrıntısını muhasebecinize bırakın.