45 dakikanın bölünmesi
| Dakika | Blok | İçerik |
|---|---|---|
| 0-5 | Geçen haftanın kararları | Her karar: yapıldı / yapılmadı / ertelendi — açıklama yok |
| 5-20 | KPI panosu | 9 gösterge, yalnız sarı ve kırmızı olanlar konuşulur |
| 20-35 | Kırmızıların kök nedeni | En fazla üç konu; her biri beş dakika |
| 35-42 | Kararlar | Kim, ne, hangi tarihe kadar |
| 42-45 | Gelecek hafta riski | Kampanya, tatil, tedarik gecikmesi gibi bilinen tehditler |
Yeşil göstergeler toplantıda okunmaz; panoda görünür, geçilir. Bu tek kural toplantıyı yarı yarıya kısaltır. Konuşulan her şey sarı ya da kırmızı bir sayıya bağlıdır.
Dokuz KPI ve eşik renkleri
Set mağazadan mağazaya değişir ama dokuzu geçmemelidir; on ikinci göstergeye kimse bakmaz. Eşik değerleri örnektir, kendi son 12 haftanızdan türetilir:
| KPI | Yeşil | Sarı | Kırmızı |
|---|---|---|---|
| Sipariş adedi (7 gün / önceki 4 hafta ort.) | ≥ %95 | %80-95 | < %80 |
| Zamanında kargolama oranı | ≥ %98 | %95-98 | < %95 |
| İade oranı (adet) | ≤ kategori ortalaması | +2 puan | +4 puan üstü |
| Soru yanıt süresi (ort.) | panel eşiğinin yarısı | eşiğe yakın | eşik aşımı |
| Satıcı puanı yönü | sabit / artan | 1 hafta düşüş | 2+ hafta düşüş |
| Stoksuz kalan A-sınıfı SKU | 0 | 1-2 | 3+ |
| Reklam harcaması / ciro | hedef bandın içi | +2 puan | +5 puan üstü |
| Brüt kâr marjı (haftalık) | hedef ± 1 puan | -1 ila -3 | -3 altı |
| Yeni yorum ortalaması | ≥ 4,5 | 4,2-4,5 | < 4,2 |
Eşikleri bir kez belirleyip yıl boyu kullanmak yanlıştır; her çeyrek başında son 12 haftanın ortanca değeri yeniden hesaplanır ve yeşil bant ona göre kayar.
Kök neden bloğunun kuralı
Kırmızı bir sayıya bakıp "iade arttı, dikkat edelim" demek karar değildir. Beş dakikalık kök neden bloğunda üç soru sorulur: hangi ürün ya da ürün grubunda, hangi günden itibaren, panelde neyi değiştirdikten sonra. Üçüncü sorunun cevabı çoğu zaman sebebi verir; geçen hafta değişen görsel, fiyat ya da kampanya.
Beş dakikada cevap çıkmıyorsa konu toplantıda çözülmez; bir kişiye araştırma görevi olarak atanır ve gelecek haftanın ilk maddesi olur.
Karar kaydı formatı
Her karar tek satırdır ve dört alanı vardır. Satır bunlardan birini eksik bırakıyorsa karar değil, niyettir:
K-37 | 16.09 | GML-201 iade artışı → beden tablosu görseli eklenecek | Ayşe | 19.09 K-38 | 16.09 | Reklam/ciro sarı → düşük dönüşümlü 3 kampanya durdurulacak | Mehmet | 17.09 K-39 | 16.09 | AKS-044 stoksuz → tedarikçiye 200 adet acil sipariş | Mehmet | 16.09
Numara, tarih, karar, sorumlu, son tarih. Gelecek hafta ilk beş dakikada bu satırlar okunur; "yapılmadı" cevabı sorgulanmaz, yalnız yeni tarih alır. Üç kez ertelenen karar ya iptal edilir ya da toplantının ana konusu olur.
Kararı uygulayacak kişiler katılır; bilgilendirilmesi yeterli olanlar kaydı okur. Beş kişiden kalabalık toplantı 45 dakikaya sığmaz, üç kişilik mağazada üç kişi de katılır.
Panonun hazırlanışı
Dokuz sayı toplantıdan bir gün önce panelden dışa aktarılan raporlarla hesaplanır. Her KPI için tek bir formül ve tek bir kaynak rapor tanımlıdır; formül değişirse geçmiş haftalar da yeniden hesaplanır, yoksa eğilim kırılır. Pano tek sayfadır: dokuz satır, her satırda bu hafta, geçen hafta, dört haftalık ortalama ve renk.
Renk elle verilmez, eşikten otomatik gelir. İnsan eliyle boyanan pano iki hafta sonra "bu aslında sarı sayılır" tartışmalarına açılır. Eşik yazılıdır, renk hesaplanır, tartışma renk üzerine değil karar üzerine yapılır.
Panoya bakan herkes aynı sayıyı görmelidir; farklı kişilerin farklı raporlardan hesapladığı KPI, toplantının ilk 15 dakikasını "hangisi doğru" sorusuna harcatır.
Toplantıyı bozan işaretler
- Toplantı 60 dakikayı geçiyorsa yeşil göstergeler konuşuluyor demektir.
- Karar kaydı boş çıkıyorsa eşikler çok gevşektir; her şey yeşil görünüyordur.
- Aynı kırmızı üç hafta üst üste geliyorsa kök neden bulunmamış, belirti düzeltilmiştir.
- KPI değerleri toplantı sırasında panelden bakılarak bulunuyorsa pano toplantıdan önce hazırlanmamıştır.
Pano toplantıdan bir gün önce hazır olur ve katılanlar önceden bakar. Toplantıda sayı keşfedilmez, sayı üzerine karar verilir.