Tazmin taleplerinin neden reddedildiği
| Ret sebebi | Ne eksikti | Önlemi |
|---|---|---|
| Paketleme yetersiz sayıldı | Paketleme fotoğrafı yok | Çıkış öncesi fotoğraf |
| Ürün değeri belgelenemedi | Fatura eşleştirilemedi | Sipariş-fatura bağı |
| Süre aşıldı | Bildirim geç yapıldı | Bildirim penceresini takvimle takip |
| Hasar teslimde tespit edilmedi | Tutanak tutulmadı | Müşteriye tutanak bilgisi |
| İçerik uyuşmazlığı | Ne gönderildiği kanıtlanamadı | Paketleme videosu |
Beş sebebin dördü belge eksikliğidir. Yani tazmin, olay anında değil çıkış anında kazanılır.
Kayıt disiplini: çıkışta 30 saniye
- Paketleme fotoğrafı. Ürün kutuya girmeden ve kutu kapanmadan iki kare.
- Sipariş numarası görünür olsun. Fotoğrafta etiket ya da not kâğıdı.
- Yüksek değerli üründe video. 10 saniyelik paketleme videosu, içerik uyuşmazlığı iddialarını tek başına çözer.
- Kargo teslim kaydı. Kaç koli teslim edildiği, hangi saatte.
- Dosyalama. Sipariş numarasıyla klasörleyin; aranabilir olmayan kayıt yok gibidir.
Ne kadar süre saklanmalı
Tazmin ve itiraz pencereleri kapandıktan sonra da en az bir yıl saklayın. Geç gelen müşteri şikâyetlerinde ve muhasebe denetimlerinde bu kayıtlar tek dayanağınız olur.
Süreç: sırayı bozmayın
1. Müşteri bildirimi alınır → tarih ve saat kaydedilir 2. Fotoğraf/tutanak istenir → müşteriden hasar görüntüsü 3. Kargo firmasına bildirim → SÜRE SINIRI BURADA İŞLER 4. Dosya oluşturulur → fatura + paketleme kaydı + tutanak 5. Müşteriye çözüm → tazmin beklenmeden yapılır 6. Takip → dosya numarasıyla haftalık
Beşinci adım önemlidir: müşteriye çözümü tazmin sonucunu beklemeden sunun. Tazmin süreci sizinle kargo firması arasındadır; müşteriyi o sürece ortak etmek hem puanı hem itibarı zedeler.
Hasarı azaltan paketleme
- Ürün kutu içinde hareket etmemeli — boşluk hasarın birinci sebebidir.
- Kırılgan üründe köşe koruma, düz dolgudan daha etkilidir.
- Sıvı ve toz ürünlerde ikinci bir sızdırmaz katman.
- Ağır ürünlerde çift duvarlı koli; tasarruf edilen kutu farkı, tek hasarda kaybedilir.
- "Kırılgan" etiketi işe yarar ama paketlemenin yerini tutmaz.
Hasar oranını ürün bazında takip edin. Belirli bir üründe yoğunlaşıyorsa sorun kargoda değil, o ürünün paketlemesindedir — ve düzeltmesi tazmin peşinde koşmaktan çok daha ucuzdur.