Dört harfin mağazadaki karşılığı
RACI kurumsal bir araçtır ama mağaza ölçeğinde de aynı işi görür. Harflerin anlamı:
- R (uygulayan): panelde tuşa basan kişi. Her kararda tam bir R olur, iki olmaz.
- A (onaylayan): sonuçtan sorumlu kişi. Uygulayan ile aynı kişi olabilir, ama fiyat gibi geri alınması pahalı kararlarda ayrı olmalıdır.
- C (danışılan): karar öncesi görüşü alınan kişi; depo, muhasebe, tedarik.
- I (bilgilendirilen): karar sonrası haberdar edilen; müşteri hizmetleri, ortak.
En sık yapılan hata, her hücreye A yazmaktır. Onaylayan üç kişiyse hiç kimse onaylamamış demektir; karar bekler, sonra biri sıkılıp uygular.
Beş karar alanı için matris
Üç kişilik mağaza için doldurulmuş örnek. Roller: Sahip (S), Operasyon (O), Müşteri ilişkileri (M):
| Karar | Öneren | Onaylayan (A) | Uygulayan (R) | Bilgilendirilen (I) |
|---|---|---|---|---|
| Liste fiyatı değişikliği | O | S | O | M |
| Kampanyaya ürün ekleme/çıkarma | O | S | O | M |
| Stok adedi güncelleme | O | O | O | — |
| Ürün kartı içeriği (başlık, açıklama, nitelik) | M | O | M | S |
| İade onayı / itirazı | M | M | M | O |
| İade itirazı (yüksek tutar) | M | S | M | O |
| Yeni ürün ekleme | S | S | O | M |
| Alt kullanıcı yetkisi | S | S | S | — |
Stok satırında üç hücre de O: stok saatlik değişen bir veridir, onay beklerse satış durur. Fiyat satırında A ayrıdır çünkü hatalı fiyatla satılan ürün geri alınamaz. Matris, kararın geri alınabilirliğine göre sıkılaşır.
Eşik kuralı: her karar aynı ağırlıkta değil
Her fiyat değişikliği sahibin onayına giderse sahip günde 40 onay verir ve ikinci haftada okumadan onaylar. Çözüm, eşiktir: eşik altı kararlar uygulayanın kendi onayıyla yürür, eşik üstü matrise düşer.
fiyat eşiği: mevcut fiyatın ±%10'u içindeyse O onaylar, dışındaysa S iade eşiği: ürün bedeli X TL altındaysa M onaylar, üstündeyse S içerik eşiği: nitelik/açıklama M onaylar; başlık ve kategori O onaylar
Eşik değerleri mağazanın ortalama sepet tutarına göre belirlenir ve altı ayda bir gözden geçirilir. Eşik yoksa matris ya işlemez ya da lastik gibi esner.
Tek kişilik mağazada RACI
Bütün hücrelere aynı isim yazılırsa matrisin anlamı yoktur; ama tek kişi bile kendine iki rol ayırabilir. Yöntem: geri alınamaz kararlar için zaman ayrımı. Fiyat değişikliği sabah önerilir, öğleden sonra yeniden bakılıp uygulanır. Aradaki dört saat, ikinci bir kişinin göreceği hatayı ilk kişinin görmesini sağlar.
Fiyata dokunan her işlemde yeni fiyat eski fiyatın onda birinden az ya da on katından fazlaysa panel uyarsın ya da uyarmasın, kişi durur ve ikinci kez yazar. Tek kişilik mağazaların en pahalı hatası bu satırdır.
Matrisin önlediği beş hata
Yetki matrisinin getirisi soyut değildir; her satır belirli bir hatayı hedefler. Mağazalarda en sık görülen beş hata ve matriste bunları kesen hücre:
| Hata | Nasıl oluşur | Matristeki kesici |
|---|---|---|
| Yanlış sıfırlı fiyat | Aceleyle yazılan fiyat, ikinci göz yok | Fiyatta A ≠ R |
| Kampanyaya istemeden giren ürün | Toplu seçimde yanlış kutucuk | Kampanyada S onayı |
| İki kez onaylanan iade | İki kişi aynı kuyruğa bakıyor | İadede tek R |
| Silinen ürün kartı | Pasife almak yerine sil tuşu | Yeni ürün / silmede yalnız S |
| Ayrılan personelin açık yetkisi | Panelde hesap kapatılmadı | Alt kullanıcıda S ve aynı gün kuralı |
Beşinci satır en az konuşulan ve en pahalı olandır. Matriste kim ne yapabilir yazıyorsa, ayrılan kişinin satırının silinmesi panel hesabının da kapatılmasını hatırlatır.
Matrisi canlı tutmak
Yetki matrisi bir kez yazılıp duvara asılınca ölür. Üç şey onu canlı tutar. Birincisi, her hatalı işlemden sonra "matriste bu karar var mıydı" sorusu; yoksa satır eklenir. İkincisi, panel alt kullanıcı yetkilerinin matrisle uyumu: matriste R olmayan kişinin panelde o yetkisi de olmamalı. Üçüncüsü, işe giren ve ayrılan her kişide matrisin aynı gün güncellenmesi.
Matrisin sürüm numarası ve son güncelleme tarihi köşesinde yazar. Tarihi üç aydan eskiyse matris değil, hatıradır.