Orijinallik talebi nasıl tetiklenir?
Talebin üç tipik kaynağı vardır: müşteri şikâyetleri — özellikle yorum alanına yazılan sahtelik iddiaları —, marka sahibinin bildirimi ve platformun kendi taramaları. Yorum kaynaklı sahtecilik şikâyetlerinde ürün derhal yayından kaldırılabilir; yani süreç çoğu zaman ürün kapandıktan sonra başlar ve siz savunma pozisyonunda yakalanırsınız.
Hangi ürünlerin hedefte olduğunu kestirmek zor değildir: bilinen markalı ürünler, agresif fiyatlı listelemeler ve kısa sürede satış grafiği sıçrayan içerikler. Bu profile uyan ürünleriniz varsa orijinallik talebini bir ihtimal olarak değil, takvim sorusu olarak görün.
36 saat: pencere neden bu kadar dar?
Panelde yayımlanan sürece göre orijinallik belgeleri için tanınan süre yayım tarihi itibarıyla 36 saattir; güncel değeri talep bildiriminin üzerinde görürsünüz. Bu pencere hafta sonu da işler: cuma akşamı düşen bir talep, pazar sabahına kadar dosya ister. Tedarikçiniz o saatlerde telefona bakmıyorsa belge zincirini tamamlama şansınız fiilen kalmaz.
Sürenin darlığı, sistemin belgeyi sonradan toparlamanıza göre değil hazır klasörden yüklemenize göre kurgulandığını gösterir. Stratejinizi de buna göre kurun: talep gelince aranacak numaralar listesi değil, tek tıkla yüklenecek dosya seti hazırlayın.
Fatura silsilesi: alış faturanız tek başına yetmez
En sık yapılan hata, kendi alış faturasını yükleyip beklemektir. İnceleme, ürünün kaynağını marka sahibine kadar takip edebilmek ister; zincirin bir halkası koptuğunda dosya eksik kalır.
| Belge | Ne kanıtlar |
|---|---|
| Kendi alış faturanız | Ürünü kimden, kaç adet aldığınızı |
| Tedarikçinizin alış faturası | Zincirin bir üst halkasını |
| Distribütör yetki yazısı | Kaynağın markayla resmî bağını |
| Marka muvafakat/yetki belgesi | Satış izninin kendisini |
Ara toptancıdan alım yapıyorsanız daha sözleşme aşamasında marka sahibine uzanan fatura zincirini paylaşıp paylaşamayacağını sorun. Bu zinciri veremeyen tedarikçi, orijinallik talebi düştüğünde sizi yalnız bırakacak demektir; fiyatı biraz yüksek ama belgesi tam tedarikçi, bu kategorilerde daha ucuz seçenektir.
Satış adedi fatura stoğunu aşarsa
Platform, yüklediğiniz faturalardaki adetlerle satış adedinizi karşılaştırır. Satışlar faturayla kanıtlanan stoğun 2 katını aştığında ürün derhal kapatılabilir. Somut örnek: 250 adetlik alış faturası yüklediniz, ürün beklenenden hızlı gitti ve 480 satışa ulaştınız. Eşik 500'dür; yeni fatura girmediyseniz her sipariş sizi kapanmaya biraz daha yaklaştırır.
Tekrarlayan alımlarda her parti faturasını geldiği gün sisteme işlemeyi kural hâline getirin. Depoda malınız olması yetmez; sistemin gördüğü stok, faturayla kanıtlanmış stoktur ve denge her zaman o rakam üzerinden kurulur.
Güven skoru ve belge klasörünü önceden kurmak
Belge taleplerine hızlı ve eksiksiz yanıt veren hesaplar, zamanla daha az talep görür; hesabın güven skoru mantığı böyle işler. Tersine, süreyi kaçıran ya da eksik dosya sunan hesaplar daha sık denetime girer. Yani her talep, bir sonraki talebin sıklığını da belirleyen bir sınavdır.
Klasör yapısı önerimiz basittir: marka bazında ayrılmış dijital klasörler; her birinde tarih sıralı alış faturaları, tedarikçi sözleşmesi, yetki ve muvafakat yazıları, ithal ürünlerde gümrük beyannameleri. Yeni parti geldiğinde faturayı önce bu klasöre, sonra panele ekleyin. Fatura düzeni ve saklama süreleri vergi mevzuatına da dokunduğu için düzeni muhasebecinizle birlikte kurmanız isabetli olur.
Sahte veya sonradan düzenlenmiş belge yüklemek, ihlal tablosunun en ağır kalemidir: hesabı kapanma eşiğine taşır ve bakiyenizin aylarca bloke edilmesine kadar giden sonuçlar doğurur. Belgeniz eksikse eksik hâliyle başvurun, asla tamamlamaya çalışmayın.
Tespit kesinleşirse: en üst basamak ve ödeme tarafı
Orijinal olmayan ürün ya da belge tespiti, ihlal tablosunun tepe noktasında durur: yayım tarihindeki tabloda bu kalem tek başına 48 puan, yani hesabın kapanma eşiği demektir; tablonun güncel hâlini paneldeki ihlal listesinden izleyin. Ödeme tarafında ayrı bir sonuç daha devreye girer: sahtecilik gerekçesiyle kapanan hesaplarda birikmiş hakedişin ödemesi aylarca ertelenebilir ve dönem sonunda iade ile ceza kalemleri düşülmüş tutar kalır elinizde.
Ürünü kurtarma cephesinde ise çıta en yükseğe çekilir: orijinallik gerekçesiyle kapatılmış bir içeriğin yeniden yayına alınması, fatura zincirinin marka sahibine varana dek kesintisiz belgelenmesine bağlıdır. Ara toptancıdan beslenen bir tedarik modelinde bu çıtayı sonradan aşmak çoğu kez mümkün olmaz — kapanan ürün fiilen katalogdan silinmiş sayılır.
Bu tabloda kâr hesabı da değişir: birim başına 40 TL daha ucuza mal verip belge zinciri sunamayan bir toptancı, ayda 300 adetlik satışta 12.000 TL fazladan marj üretiyor görünse de aslında tüm mağazayı teminat olarak masaya koydurur. Aradaki farkı hesabınızın devamlılığına ödenen bir prim olarak okuyun ve belge veremeyen tedarikçiyle yolları erkenden ayırın.