Hata 1: Fatura tarihi ile sevk tarihinin ayrışması
Sipariş bir gün gelir, kargo ertesi gün çıkar. Faturanın hangi tarihi taşıyacağı ve sevk irsaliyesinin nasıl düzenleneceği burada karışır. Fatura ile fiili sevkiyat arasındaki uyumsuzluk, hem denetimde hem de iade sürecinde sorun çıkarır.
Pratik çözüm, akışı sabitlemektir: paket hazırlanırken belge üretilir, aynı gün sevk edilir. Günü kaçıran siparişler ertesi güne kaydırılır, geriye tarih atılmaz.
Hata 2: İade faturasının hiç işlenmemesi
İade edilen ürünün satışı iptal olmaz; belge düzeyinde bir düzeltme gerekir. Bu adım atlandığında satış cironuz gerçekte olduğundan yüksek, kârınız da olmadığı kadar iyi görünür.
| Durum | Belgede yapılması gereken | Atlanırsa |
|---|---|---|
| Tüketici iadesi | İade işlemi belgelenir, ciro düzeltilir | Ciro şişer, KDV fazla beyan edilir |
| Kargoda hasar | Tazmin süreci ayrı kaydedilir | Zarar satış maliyetine karışır, ürün kârı yanlış görünür |
| Yanlış ürün gönderimi | İade ve yeni satış ayrı ayrı işlenir | Stok ile kayıt tutmaz |
Hata 3: Komisyon ve hizmet faturalarının gider yazılmaması
Pazaryeri size komisyon, kargo ve hizmet bedelleri için fatura keser. Bu belgeler gider olarak kaydedilmediğinde iki şey birden olur: vergisel olarak fazla ödersiniz ve ürün kârlılığınızı olduğundan iyi hesaplarsınız.
gerçek net = satış tutarı
− komisyon (ve KDV'si ayrıca izlenir)
− kargo ve hizmet bedelleri
− ürün maliyeti
− iade ve kayıp payı
bu kalemlerden biri eksikse çıkan sayı kâr değil, temennidir
Komisyon faturasındaki KDV, mükellefseniz indirilebilir; bu yüzden nakit çıkışı ile gider tutarını ayrı izlemek gerekir. İkisini tek rakam sanmak, marj hesabını bozar.
Hata 4: Panel raporu ile muhasebe kaydının hiç karşılaştırılmaması
Panel size satış gösterir, muhasebe belge görür. İkisi doğal olarak farklı zamanlarda ve farklı tanımlarla oluşur. Ayda bir mutabakat yapılmazsa fark birikir ve yıl sonunda kaynağı bulunamaz hâle gelir.
Panel satış toplamı, kesilen fatura toplamı ve banka hesabına geçen hakediş. Üçü birebir tutmaz — aradaki farkın açıklanabilir olması yeterlidir: komisyon, iade, bekleyen hakediş. Açıklanamayan fark araştırılır.
Hata 5: Belgeleri düzensiz saklamak
Belgelerin saklanma süresi ve şekli mevzuatla belirlidir. Elektronik belgelerde de erişilebilirlik ve bütünlük şarttır — panelde durması tek başına arşivleme sayılmayabilir.
Pratik düzen: ay bazında klasör, içinde satış belgeleri, iade düzeltmeleri, platform faturaları ve hakediş dökümü. Aranabilir olması, dosyanın var olmasından daha önemlidir.
Düzeni kim kurmalı
Bu yazı vergi danışmanlığı değildir; hangi noktaların sık hata ürettiğini gösterir. Uygulama biçimi mükellefiyet türünüze, hacminize ve kullandığınız yazılıma göre değişir. Mali müşavirinizle yılda bir kez akışı birlikte gözden geçirmek, sonradan düzeltmekten hem hızlı hem ucuzdur.